Delegieren von Aufgaben ist im Mittelstand besonders bedeutend. Auf der einen Seite gewinnt die Führungskraft Zeit und Freiräume, wenn sie Aufgaben delegiert. Auf der anderen Seite ist es eine Schlüsselhandlung in der Führung von Mitarbeitern, wenn ein Vorgesetzter Aufgaben abgibt und Verantwortung überträgt. Warum scheuen sich viele Führungskräfte im Mittelstand davor, Aufgaben zu delegieren? Vielleicht haben sie keine guten Erfahrungen gemacht. Möglicherweise scheint es schneller zu gehen, Aufgaben selbst zu erledigen, als diese anderen Mitarbeitern zu erklären, damit sie diese ausführen können. Vielleicht ist es auch eine Frage der Befugnisse und Kompetenzen, die man regeln muss. Im Mittelstand führt jedoch kein Weg daran vorbei, Delegieren zu lernen und sich selbst zu disziplinieren. Denn nur die Führungskraft kann wachsen, die sich selbst Zeit und Freiräume verschafft.
Aufgabendelegation – Was umfasst dies?
Mit der Delegation von Aufgaben meint man eine Führungshandlung, bei der eine Führungskraft einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin Aufgaben überträgt. Diese können einfach oder komplex, einmalig oder wiederkehrend sein.. Was muss die Führungskraft beitragen? Sie muss dafür die notwendigen Befugnisse einräumen. Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin muss darüber hinaus über die notwendigen Kompetenzen verfügen. Dies setzt einen bestimmten Entwicklungsstand voraus. Ebenso muss man die Verantwortung dafür übertragen, dass die Aufgabe sachlich, terminlich und fachlich richtig erledigt wird. Zumindest anfangs muss die Führungskraft die Ausführung und das Ergebnis überprüfen. Darüber hinaus muss man die Mitarbeiter motivieren und aufzeigen, was die Folgen einer guten oder einer nachlässigen Erledigung sind.
Worauf muss man beim Delegieren von Aufgaben achten?
Wenn man eine Aufgabe durch eine Zielvereinbarung oder durch eine Anweisung übertragen möchte, sollte man auf folgende Punkte achten:
- Stets die ganze Aufgabe delegieren
- Die Wichtigkeit der Tätigkeit und des Ergebnisses verdeutlichen
- Die Verantwortungsbereiche abgrenzen
- Alle notwendigen Kompetenzen übertragen und die notwendigen Informationen geben
- Den Spielraum für die Ausführung der Tätigkeiten genau definieren
- Die Mitarbeiter fördern, sie beraten und für die Aufgabe qualifizieren
- Sich vergewissern, dass der Mitarbeiter die Aufgabe tatsächlich richtig einordnen und ausführen kann
- Spielraum geben, Vertrauen schenken und in der Ausführung nicht eng führen
- Nicht mehr selbst aktiv werden, nicht einschreiten oder reinreden
- Die Mitarbeiter nachvollziehbar kontrollieren und förderliche Rückmeldung geben
Delegieren bedeutet also, dass eine Führungskraft koordiniert und systematisch vorgeht, das eigene Ziel und ebenso die Entwicklung und Befähigung der Mitarbeiter im Blick hält..
Was kann man delegieren und was bleibt Chef-Aufgabe?
Eine Führungskraft kann zunächst wiederkehrende Routinearbeiten delegieren. Am besten eignen sich also solche, die sich gut standardisieren lassen. Es kann jedoch sinnvoll sein, Aufgaben grundlegend an eine bestimmte Person zu delegieren, wenn für die Ausführung ein Spezialistenwissen notwendig ist. Ebenso kann Delegation hilfreich sein, wenn zeitaufwändig Details auszuarbeiten sind.
Wenn Aufgaben besonders vertraulich sind, bleiben sie Aufgabe der Führungskraft. Dies gilt ebenso für alle Führungs- und Kontrollhandlungen.
Was sind die typischen Fehler und Stolpersteine bei der Aufgabendelegation?
Wenn eine Führungskraft vorwiegend die Aufgaben delegiert, zu denen sie selbst keine Lust oder Befähigung hat, verliert sie rasch an Vertrauen. Ebenso demotivierend wirkt es, wenn man ausschließlich unangenehme Aufgaben delegiert. Häufig werden immer die gleichen Mitarbeiter mit zusätzlichen Aufgaben belastet. Häufig versäumen es Führungskräfte auch nachzufragen, ob die betroffene Person überhaupt die zeitlichen Möglichkeiten hat, um die Aufgabe zu erfüllen. In manchen Fällen reden Vorgesetzte rein, sie übernehmen die Aufgabe wieder ganz oder teilweise und sie demotivieren, in dem sie vor anderen kritisieren oder belehren.
Wer richtig delegiert, kann sich Freiräume schaffen, sich selbst weiter entwickeln, auf seine wichtigen Aufgaben konzentrieren und bessere Ergebnisse erzielen. Was sich so leicht anhört, muss man jedoch trainieren, um ungünstige Entwicklungen zu vermeiden.
