Die Kontrolle ist ein wichtiges Instrument in der Mitarbeiterführung. Dennoch nehmen Führungskräfte Kontrolltätigkeiten häufig mit einem unguten Gefühl wahr und meiden sie. Wenn Mitarbeiter kontrolliert werden, fürchten sie, bewertet zu werden. Dies ist jedoch für viele Menschen mit Angst belegt, da sie Kontrolle negativ erlebt haben. Wenn Kontrollen mit dem Ziel durchgeführt werden, etwas Negatives zu finden und zu nutzen, kann die Wirkung auf Mitarbeiter nur negativ sein. Dies ist so, weil Rückmeldungen im besten Fall ausbleiben (nichts gefunden) oder sie sind negativ und können ungünstige Folgen haben.

Dabei ist Kontrolle eine wichtige Voraussetzung für jede ernst gemeinte Anerkennung. Wie würde ein Mitarbeiter eine positive Aussage über seine Arbeit annehmen, wenn er wüsste, dass der Vorgesetzte vorher das Arbeitsergebnis nicht überprüft hat?

Kontrolle bedeutet jedoch auch, Verantwortung zu übernehmen. Wer eine komplexe Aufgabe delegiert, schützt seinen Mitarbeiter und sich, wenn er sich vergewissert, dass man das gewünschte Ergebnis rechtzeitig erreicht. Wenn ein Mitarbeiter eine Kasse führt und keine Kontrolle erfährt, kann er auch keine Entlastung seiner Pflichten erhalten. In vielen Berufsständen werden Kontrollen intensiv wahrgenommen, denn sie nutzen dem Schutz der Führungskräfte und Mitarbeiter. Also geht es vielmehr darum, Fehler zu vermeiden, Mitarbeiter zu schützen und zu erkennen, bei welchen Tätigkeiten der Mitarbeiter bereits ein gutes Niveau erreicht hat oder noch Unterstützung braucht.

Mitarbeiter kontrollieren bedeutet Prioritäten offen legen

Mitarbeiter richten ihr Verhalten an dem aus, was kontrolliert wird. Menschen fahren entsprechend der Vorschrift, wenn sie mit Radarkontrollen rechnen. Was jedoch nicht kontrolliert wird, scheint unwichtig zu sein. Wenn man Verstöße gegen Anweisungen, Vorschriften oder Normen nicht beachtet oder nicht ahndet, entwertet man diese. Also macht eine Führungskraft durch die Kontrollen deutlich, was wichtig ist und steuert das Verhalten der Mitarbeiter. Ziele zu vereinbaren und die Erreichung nicht zu kontrollieren entwertet die Ziele. Das sollte sich eine Führungskraft immer bewusst machen. Kontrollen haben also folgende Wirkungen:

• Führungskräfte legen ihre Prioritäten offen
• Kontrollen steuern das Verhalten der Mitarbeiter
• Sie geben Sicherheit und zeigen auf, ob Mitarbeiter Unterstützung benötigen
• Mitarbeiter und Organisationen können aus (erkannten) Fehlern lernen
• Kontrollen sind eine Voraussetzung für ernstgemeinte Anerkennung

Welche Arten der Mitarbeiterführung durch Kontrolle gibt es?

Fremdkontrolle in der Mitarbeiterführung

Die Ergebniskontrolle ist die verbreitetste Form der Kontrolle von Mitarbeitern. Man kontrolliert, ob delegierte Aufgaben erledigt, ein Ziel erreicht, ein Zeitpunkt oder Budget eingehalten wurde. Wenn Zielvereinbarungen eine Auswirkung auf die Vergütung haben, ist es selbstverständlich, dass Führungskräfte und Mitarbeiter die Ziele fortlaufend kontrollieren. Diese Selbstverständlichkeit kann man auf alle Vereinbarungen oder Aufgaben übertragen.

Mit dem System der kritischen Kontrollpunkte berücksichtigt man, dass es an bestimmten Prozessen besonders wichtige Ergebnisse erreicht, tragende Entscheidungen treffen oder Maßnahmen durchführen muss. Man legt diese Kontrollpunkte im Vorfeld fest. Eine Führungskraft kann dieses System auf seine Kontrolltätigkeiten übertragen. Wann könnte eine förderliche Unterstützung möglich werden? Welches Ereignis ist tragend für einen Erfolg? Wo ist es wahrscheinlich, dass ich den Mitarbeiter bei einer guten Leistung sehen kann? Denn an diesen Punkten kann die Führungskraft Verantwortung übernehmen, schützen oder glaubhaft Anerkennung geben.

In vielen Arbeitsbereichen bietet es sich an, Stichprobenkontrollen durchzuführen. Dies eignet sich besonders bei Routineaufgaben. Eine Führungskraft fördert Vertrauen, wenn man die Stichproben nicht überfallartig, sondern förderlich durchführt.

Bei einer begleitenden Kontrolle der Mitarbeiter geht es darum, neue Verfahren oder Tätigkeiten in einer Form der Zusammenarbeit zu unterstützen. Dies kann man beispielsweise bei einer gemeinsamen Erarbeitung eines Konzeptes, bei einem gemeinsamen Kundenbesuch oder eine begleitenden Einkaufsverhandlung anwenden. Da viele Mitarbeiter diese begleitende Kontrolle besonders unangenehm empfinden, ist es wichtig, dass das Ziel der Hilfestellung im Vordergrund steht. Auf keinen Fall darf es passieren, dass ein Mitarbeiter in dieser Situation vorgeführt wird.

Selbstkontrolle in der Mitarbeiterführung

Die Selbstkontrolle ist keine direkte Kontrolle durch eine Führungskraft. Dennoch ist es eine wichtige Aufgabe einer Führungskraft, einen Mitarbeiter zur Selbstkontrolle anzuleiten. Der Mitarbeiter handelt selbst gesteuert, damit verbunden ist jedoch die Verpflichtung,  zu prüfen und über die Kontrollergebnisse zu berichten.

Müssen Kontrollen Konsequenzen haben?

Der kontrollierte Mitarbeiter hat ein Anrecht darauf zu erfahren, was das Ergebnis der Kontrolle war. Diese Rückmeldung enthält das Ergebnis der Kontrolle und die Auswirkung des Ergebnisses. Die Rückmeldung enthält ebenso eine konkrete Anerkennung oder Kritik. Es ist wichtig, den Mitarbeiter zeitnah zu informieren, wenn etwas nicht wie gewünscht gelaufen ist. Kritik oder Anerkennung müssen im zeitlichen Kontext mit der konkreten Aufgabe erfolgen, damit sie motivieren.

Mitarbeiterführung und Kontrolle – welche Grundsätze gelten?

Wenn Führungskräfte sich mit der Kontrolle der Mitarbeiter befassen, sollten sie systematisch vorgehen und folgende Grundätze beachten:

• der Grundgedanke ist, dass man die Leistung verbessern möchte
• Kontrollen sollen helfen, kritische Fehler zu vermeiden
• das Ziel ist, dass der Mitarbeiter dauerhaft selbständig und korrekt arbeiten kann
• wer kontrolliert, zielt nicht auf die Person, sondern auf die Aufgabe
• im Vordergrund steht die Tätigkeit und erst nachrangig das Arbeitsverhalten
• Kontrollhandlungen sollen den Mitarbeiter stärken und fördern, jedoch auf keinen Fall verunsichern
• Wer kontrolliert, darf nicht überfallmäßig agieren, sondern er muss nachvollziehbar handeln
• Taktgefühl, Sachlichkeit, Empathie und Offenheit sind notwendig
• Eine Führungskraft legt die Prioritäten offen und wird nachvollziehbar
• Wer kontrolliert, steuert das Verhalten der Mitarbeiter
• Es ist wichtig, das Ergebnis von Kontrollen zeitnah und sachlich mitzuteilen
• Das Ergebnis von Kontrollen soll Konsequenzen haben, anerkennend oder kritisierend
• Kontrollen sollen systematisch erfolgen und es bedarf einer Selbstverständlichkeit

Führungskräfte sollten sich regelmäßig selbst überprüfen, ob sie ihre Mitarbeiter zielführend kontrollieren, damit diese motivierend und fördernd sind. Dafür sind Coaching, die eigene Persönlichkeitsentwicklung, Supervision und Mitarbeiterbefragungen hilfreich. Dies ermöglicht, dass Führungskräfte eine neutrale Messgröße erhalten. It shouldn’t be lonely at the top.