Die 5S Methode systematisch einführen und umsetzen bedeutet für KMU, dass sie den Weg zu mehr Kundenzufriedenheit, zu höherer Arbeitseffizienz und zu effektiver Zusammenarbeit in Aufträgen und Projekten zu wählen. 5S wird im deutschen Sprachraum jedoch auch 5A genannt und ist ein Element aus dem Produktionssystem von Toyota. Diese Methode hat Toyota erfolgreich gemacht, heute wird sie jedoch auch von vielen KMUs erfolgreich eingesetzt. Als Unternehmensberater haben wir erfahren, dass Veränderungsprozesse an der Basis einen starken Einfluss auf das Gesamtunternehmen haben, denn sie prägen die Unternehmenskultur und die Einstellung gegenüber Werten und Verschwendung.
Die Ergebnisse der 5S Methode sind gut organisierte Arbeitsplätze, kurze Wege und ein guter Fluss in den Prozessen. Mit wenig Aufwand und geringen Kosten kann man also erreichen, dass man Fehler von vornherein verhindert und eventuelle Abweichungen entdeckt, bevor sie überhaupt Probleme verursachen. Für die Mitarbeiter erhöht sich die Sicherheit am Arbeitsplatz. Die Mitarbeiter erleben die Verbesserungen aus der 5S Methode und sind motiviert, weil unnötige Wege, Suchen und Anspannungen durch Terminverzug sehr gering werden.
5S Methode systematisch umsetzen – was sind die Impulse?
Wenn Unternehmen ohne gelebte Ordnung, ohne durchorganisierte Arbeitsplätze und mit ungeregelten Prozessen arbeiten, ist der Alltag im Betrieb von mangelnder Effizienz geprägt.
- Kleine Stolpersteine stören und behindern
- Etwas Suchen braucht Zeit, man geht unnötige Wege
- Sachen stehen im Weg, man kommt also nicht dorthin, wohin man möchte
- Warten verzögert den Ablauf, dadurch kommt man unter Druck
- Wenn Störungen auftreten, ist gezieltes Handeln gefordert
Das Ergebnis:
- Nebentätigkeiten, Wartezeiten, Unterbrechungen, also ineffiziente Zeiten
- Geringe Wertschöpfung, ineffizientes Arbeiten, also absolut kein Wohlbefinden
5S Methode systematisch umsetzen die Grundvoraussetzung für Verbesserungen
Nebentätigkeiten reduzieren
Planmäßig, aber nur mittelbar zur Erfüllung der Haupttätigkeit, z.B. Ein- und Ausspannen
Unterbrechungen vermeiden
ablaufbedingt, beispielsweise Warten auf Betriebsmittel / Material…
störungsbedingt, also Warten auf Beseitigung technischer / organisatorischer / informatorischer Mängel im Ablauf
Verschwendung vermeiden
Transport, Bestände
Bewegungen, Warten
Überproduktion, jedoch auch Over-Engineering
Ausschuss, Nacharbeit
5S Methode systematisch umsetzen ist die Grundvoraussetzung
- Um effizient zu arbeiten
- Um sich auf die Kerntätigkeiten und Wertschöpfung zu konzentrieren
Die 5S Methode wird in diesen 5 Schritten systematisch eingeführt
Der erste Schritt ist das Aussortieren (Seiri). Selektieren, sortiere aus.
Das bedeutet, dass man am Arbeitsplan alles aussortiert, was an diesem Platz nicht benötigt wird. Zuvor markiert man Arbeitsmittel und Materialien mit einem roten Punkt (Red Tag).
- Alle Gegenstände im Arbeitsbereich betrachten
- Was brauche ich für das tägliche Arbeiten, und was ist unnötig?
- Das Unnötige aussortieren, Platz schaffen und Übersicht erreichen
Als Zweites folgt das Systematisieren (Seiton).
Was tatsächlich gebraucht wird, bekommt einen unter ergonomischen Gesichtspunkten ausgesuchten, definierten und gekennzeichneten festen Platz.
- Alle notwendigen Gegenstände bekommen einen Platz
- Wo ordne ich das Werkzeug oder die Hilfsmittel am besten an?
Der dritte Schritt ist das Sauber Machen (Seiso).
Säubere. Der Arbeitsplatz ist von Grund auf gereinigt. Alle Betriebsmittel sind auf Funktion geprüft und gepflegt.
- Nur noch die funktionsfähigen Gegenstände sind am Arbeitsplatz
- Mängel und Verschmutzung sind behoben
Als nächsten Schritt folgt das Standardisieren, (Seiketsu). Sauberkeit bewahren.
Arbeitsbereiche sollten über alle Fertigungslinien und Arbeitsplätze hinweg standardisiert werden. Man ermöglicht den Mitarbeitern dadurch einen Arbeitsplatzwechsel ohne Eingewöhnungszeit oder Neuorientierung.
Sauberkeit bewahren. Standardisieren bedeutet also stetiges Aufräumen. Damit verhindert man, dass neue Gegenstände ungeplanten Zugang zum Arbeitsplatz finden.
- Das Team arbeitet Spielregeln aus, wo was ist
- Alles wird gekennzeichnet, Abweichungen erkennbar gemacht
- Das Team arbeitet nach Reinigungsplänen, Mängellisten, Maßnahmenplänen
Der fünfte Schritt ist die Selbstdisziplin. Selbstdisziplin üben, damit man Ordnung und Sauberkeit aufrechterhalten kann. Ist eine Stellfläche für ein Werkzeug definiert, gehört es auch dahin, und zwar immer.
- Den Zustand erhalten
- Kontrollen und Überprüfungen durchführen
5S Methode systematisch umsetzen – Wie sieht unser Betrieb nach 5S aus?
5S ist deutlich mehr als Putzen und Aufräumen, denn die strukturierte Vorgehensweise führt zu leistungsfähigen und sicheren Arbeitsplätzen. Es sind also die Arbeitsplätze direkt, jedoch auch die Transportwege, die Stellplätze und die Lagerorte betroffen.
Teile und Lagerartikel
Es werden keine unnötigen Gegenstände am Arbeitsplatz zurückgelassen oder gelagert
Werkzeuge und Vorrichtungen
Alle Werkzeuge, Vorrichtungen und Einrichtungen sind im regelmäßigen Gebrauch.
Maschinen und Anlagen
Alle Maschinen und Anlagen sind im regelmäßigen Gebrauch
Andere Lagerbereiche
Lagerbereiche sind definiert, um defekte, unbrauchbare oder gelegentlich verwendete Gegenstände zu separieren
Standards für die Entsorgung
Materialien und Produkte
Dies bedeutet, dass Standorte von Materialien und Produkten klar und gut organisiert sind
Markierungen
Markierungen sind klar ersichtlich, sauber und ordentlich
Beschriftungen
Behälter, Kisten, Regale und Lagergüter sind gekennzeichnet
Bestandskontrolle
Es gibt Nachweise für die Bestandsführung (z.B. Kanban-Karten, Fifo-Kennzeichen, Minimum/Maximum-Werte etc.)
5S Methode systematisch umsetzen, Tipps und erste Schritte
Der Nutzen aus der Einführung der 5S Methode ist offensichtlich. Aus unserer breiten Erfahrung aus der Unternehmensberatung wissen wir jedoch, dass es große und kleine Stolpersteine bei der Einführung gibt. Häufig stellen die Mitarbeiter nach der erfolgreichen Einführung in Frage, ob sie die Regelmäßigkeit und die Standards überhaupt brauchen. Man muss jedoch auch Zeit einsetzen, damit man die Ordnung erreicht und bewahrt. Da ist es also naheliegend, dass man abwägt, was zu viel und was zu wenig ist. Eine Empfehlung ist, dass man die Methode selbst niemals in Frage stellt. Was man jedoch im Blick haben muss, ist die goldene Mitte zu finden.
Ob 5S im Betrieb akzeptiert oder abgelehnt wird, hängt auch von der schnellen und konsequenten ersten Schritten ab. Konkret bedeutet dies, dass man einen klaren Umsetzungsplan benötigt, damit man bereits am Ende des ersten Tages sichtbare Resultate erreicht.
Das verantwortliche Team wird also bereits im Vorfeld tätig. Es prüft, ob ausreichend Behälter für die aussortierten Gegenstände zu Verfügung stehen. Das Team stellt sicher, dass Stellplätze für die Aktion definiert sind. Damit die erste Aktion planvoll verläuft, müssen also auch Reinigungsmittel bereitstehen. Die Reinigungspläne, Mängellisten und Prüfpläne müssen der konkreten Situation entsprechen, also auf die individuellen Gegebenheiten angepasst sein. Wenn am Ende des ersten Tages ein Audit erfolgen soll, muss man bereits im Vorfeld offenlegen, welches die Kriterien der Prüfung sein werden. Da jede Abteilung und jeder Arbeitsbereich seine eigenen Gegebenheiten hat, sollte das Team gezielt und ausgleichend unterstützen und fördern. Denn alle sind im gleichen Boot und die 5S Aktion kann nur erfolgreich aufgenommen werden, wenn jeder die Chance hat, im Audit zu bestehen.
