KVP-Sitzungen brauchen Verhaltensregeln. Mit anderen Worten formuliert: Jede Situation braucht eigene Verhaltensregeln, die günstig sind, um die Effekte und die Effizienz von Veränderungsprozessen zu sichern. Dies gilt auch für KVP-Sitzungen. Verhaltensregeln unterstützen den Moderator in seinem Job, wenn er gezielt den Fokus auf Kostenverbesserungen legt.
Gute Gründe, um Leitideen des Verhaltens für KVP-Sitzungen zu fördern
Personelle Dominanz verhindert den Fluss der Ideen
Es darf keine Hierarchie unter den Gruppenmitgliedern geben. Was zählt, sind dagegen Ideen, Vorschlage und Argumente. Der Moderator fördert Beiträge, ohne dass er die Person oder seine Position in der Hierarchie des Unternehmens berücksichtigt. Das kann nur ein externer Moderator leisten.
KVP Sitzungen und Verhaltensregeln – Alle in der KVP-Gruppe einbinden
Der Moderator hat vor allem die Aufgabe, jeden in der KVP-Gruppe aktiv einzubinden. Er darf also seinen Erfolg daran messen, ob es ihm gelingt, dass jeder im KVP-Team aktiv mitarbeitet.
In KVP Gruppen orientieren sich alle an den Sach-Themen
Jeder in der Arbeitsgruppe spricht zu und über die Themen. Abschweifungen dagegen sind komplett unerwünscht. Fassaden aufbauen und Selbstdarstellungen gehören in eine andere Welt. Hier braucht es einen Moderator, der im Interesse des Unternehmens und der Gruppe bereit ist, mit Freundlichkeit und Verbindlichkeit zu unterbinden, was nicht fördert. Wer richtig stört, braucht containment.
Das Team muss lernen, Beiträge aufzugreifen und fortzuentwickeln, wenn diese noch nicht abgeschlossen und in allen Dimensionen verstanden und verarbeitet sind. Dies fördert Flow und Tiefe. Wer sich zurückhält, muss aktiviert werden, wer zu viel Redezeit beansprucht, muss gebremst werden, denn er schadet der Gruppe und seinem Unternehmen.
KVP Sitzungen und Verhaltensregeln – Effizient mit der Zeit umgehen
Die Anforderung ist, auf den Punkt zu kommen. Dies bedeutet, dass niemand länger als 30 Sekunden spricht. Füllwörter wie „Was ich schon oft gesagt habe“, „Ich bleibe dabei, …“ oder ähnliche Phrasen müssen vermieden und in der Moderation konsequent enttarnt werden, denn sie sind ein Ballast und passen nicht zu der Kultur der Veränderung oder der Verbesserung.
Es spricht immer nur eine Person. Jeder hört aktiv zu, frägt nach und verinnerlicht die Vorschläge und Gedanken.
Jeder bringt Empathie mit und fördert seine Kollegen im Team.
Privatgespräche gehören in die Kaffeepause und nicht in KVP-Sitzungen.
Bei der Sache bleiben
Jeder bezieht seine Beiträge auf die Sache. Die Gruppenmitglieder werden auf keinen Fall persönlich. Anklagen, Vorwürfe oder Beschuldigungen vergrößern Konflikte. Wertungen oder Bewertungen von Arbeitsleistungen sind vollkommen unpassend. Wer dies nicht einhält, solle dies zunächst höflich, im wiederholten Fall aber auch deutlich erfahren. Konflikte müssen in anderen Settings gelöst werden, denn sie fördern zunächst auf keinen Fall die konstruktive Auseinandersetzung an Sachaufgaben.
Transparent werden
Am Anfang stehen Aussagen und Ideen. Die Teilnehmer können sich fragen, wohin die Reise führen soll. Vertrauen kann fehlen. Dies hindert und schafft Blockaden.
Die Beiträge sollen offen und klar in der Intention sein. „Über Bande spielen“ ist dagegen nicht gewünscht. Jeder soll transparent in dem sein, was ihn zu Vorschlägen antreibt. Einfach formulieren, klar denken, verständlich sprechen. Dies sind die Regeln, um andere zu erreichen.
Engagiert sein und einen veränderlich bleiben
Wer ein Thema vorträgt, darf engagiert für seine Ideen und Auffassungen eintreten. Der springende Punkt ist, dass andere auch wichtige Argumente und andere Einsichten haben. Wer offen zuhört und Vorträge nicht zu Glaubensbekenntnissen macht, bleibt veränderlich und gleichzeitig glaubhaft. Weder Pflöcke einschlagen noch die Fahne mit dem Wind drehen. Für seine Idee eintreten und aus den anderen Argumenten lernen, dies ist gefordert.
Was lernen wir aus den Verhaltensregeln für KVP Sitzungen?
Die Zeit und die Ressourcen sind einfach zu wertvoll, um sich mehrfach mit den gleichen Fehlern zu beschäftigen. Stellen wir uns auf dem Weg zur Spitzenleistung also immer wieder die Frage: Machen wir noch das Richtige? Und machen wir das, was wir tun, richtig? Erfahrungslernen oder Lessons Learned Arbeitsgruppen sind also ein hervorragendes Instrument, um Verschwendungen zu reduzieren und die Kompetenz in den Prozessen zu erhöhen. Wer offensiv daran arbeitet, Erfahrungen zu nutzen, verbessert die Unternehmenskultur und führt die gesamte Organisation mit regelmäßigen Verbesserungsschritten zum Erfolg.
Tipps und Topps, damit’s gelingt
Wer KVP Sitzungen moderiert, muss ein Schwergewicht sein, aber leicht und entspannt in der Kommunikation. Zurückhaltend muss er anderen einen Platz öffnen und konsequent die Sache verteidigen, wenn einer stört und eigene Interessen verfolgt. Der Moderator darf weder hierarchisch eingebunden sein, noch soll er in der Geschäftsleitung eingebunden sein. Mitarbeitern der Stabsabteilung fehlt oft die Autorität und das Gespür für die Dringlichkeit. Externe Moderatoren müssen die Produkte und die Prozesse verstehen und ein Verständnis für die Relationen und Wichtigkeiten haben. Sie brauchen Kreativität und die Bereitschaft, Menschen zu fördern. Wer langfristige Zusammenarbeit und Entwicklung sucht, ist gut beraten und auf dem richtigen Weg.
