Die Sprint Retrospektive fördert effektive Teams. Damit Teams effektiv arbeiten, müssen die Interaktionen, die Beziehungen, der Arbeitsprozess und die Werkzeuge überdacht und gestaltet werden. Damit Menschen gut zusammenarbeiten, ist es wichtig, Verbesserungen zu suchen und konstruktiv mit Veränderungspunkten umzugehen. Retros sind nicht nur in agilen Teams hilfreich, sondern immer dann wichtig, wenn Menschen zusammenarbeiten.
Reflektieren und Verbesserungen ausarbeiten in der Sprint Retrospektive
In einer Sprint Retrospektive kommen agile Teams in regelmäßigen Abständen für eine Rückschau zusammen. Sie sprechen darüber, wie sie die Zusammenarbeit verbessern können, dadurch werden sie effektiver. Sie leiten konkrete Maßnahmen ab, wie sie in der Zukunft zusammen arbeiten werden.
Über den letzten Sprint sprechen
In einer Sprint Retrospektive spricht das Team über den letzten Sprint, also über die Zusammenarbeit in den letzten 2 bis 4 Wochen. Das Team reflektiert über die Zusammenarbeit, dadurch kann es für die kommenden Sprints lernen und effektiver werden kann.
Das übergeordnete Ziel ist die Verbesserung der Zusammenarbeit. Daher liegt der Fokus auf den Interaktionen und den Beziehungen, jedoch auch auf den Arbeitsprozess und die Werkzeuge, die das Team eingesetzt hatte.
Die Grundhaltung ist konstruktiv und positiv
Die Teammitglieder verinnerlichen die positive Grundannahme: Jeder hat sein Bestes gegeben. Jeder ist bereit, die individuellen Fähigkeiten und Kompetenzen, die terminlichen Gegebenheiten, die Mittel, die zur Verfügung standen und die Gesamtsituation anzuerkennen und zu berücksichtigen.
Diese schafft ein vertrauensvolles Klima, welches eine Grundvoraussetzung für die weitere Reflektion ist. Emotionen aufnehmen und mit Widerständen umgehen ist entscheidend, denn es geht in der Folge darum, Verbesserungspunkte zu suchen.
Formate einer Retrospektive
Häufig leiten die folgenden Fragestellungen den Ablauf einer Retrospektive:
Was genau haben wir im Team gut gemacht?
Was haben wir im letzten Sprint dazugelernt?
Gibt es etwas, das wir in der Zukunft anders machen müssen?
Gibt es etwas, das wir noch nicht verstanden haben?
Der Einstieg in die Reflektion ist positiv und schafft Raum dafür, Veränderungsmöglichkeiten zu besprechen und konkrete Maßnahmen für das Team zu vereinbaren.
Bewährt hat sich auch das Format des Seesterns. Die Teammitglieder notieren Ihre Einschätzungen zu den nachstehenden Punkten auf Karten oder Post-ist und bringen Sie an einem Flipp Chart an, so dass die offene Diskussion beginnen kann.
Die Fragen sind:
Weiter – Was müssen wir fortsetzen?
Mehr – Was müssen wir intensiver machen?
Weniger – Was müssen wir zurückfahren?
Beginnen – Womit müssen wir beginnen?
Beenden – Was müssen wir aufhören zu machen?
In einer Retrospektive gewinnt das Team eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zu verbessern und effektiver zu werden. Die Dimensionen sind immer die Interaktionen, die Beziehungen, der Arbeitsprozess und die Werkzeuge.
Teammitglieder entscheiden über Lösungen und annähern sich an
Das Team kann in dem meisten Fällen nicht alle Verbesserungspunkte auf einmal umsetzen, denn die Herausforderung liegt darin, den Fokus auf die Punkte zu legen, von denen das Team die schnellste und größte Wirkung erwartet. Das Team nähert sich an einander an und konzentriert sich auf Übereinstimmungen, es konvergiert. Dies ist ein wichtiger Prozess, denn es müssen alle Teammitglieder integriert werden.
Die Retrospektive abschließen
Der Scrum Master wertet die Retrospektive kurz aus. Dies muss nicht mehr viel Zeit in Anspruch nehmen, jedoch sollten ein paar der nachfolgenden Schritte in der Zusammenarbeit genannt werden.
Fehler in einer Retrospektive vermeiden und Stolpersteine umgehen
Die Harmoniefalle in Retrospektiven:
Weder eine Kuschelrunde noch eine Meckerveranstaltung bringen ein Team weiter. Das Team muss sich bewusst machen, dass die Retro eine Chance ist, positiv auf die tägliche Zusammenarbeit einzuwirken. Deshalb ist es wichtig, nicht nur auf positive oder negative Punkte zu fokussieren, sondern authentisch die ganze Bandbreite zuzulassen.
Die Zeitfalle in Retrospektiven:
Die Retrospektive braucht eine gute Vorbereitung und Organisation. Häufig wird erst in der Retrospektive ersichtlich, wie viel es zu klären und zu besprechen gibt. Wenn man aufgrund eines allgemeinen Zeitdrucks oder Unwillen nur 30 bis 60 Minuten einplant, besteht die Gefahr, dass nur die Kritikpunkte angesprochen werden. Die Suche nach Lösungen und das notwendige Annähern an die Sichtweisen der anderen wird dann notgedrungen in die Zukunft verschoben. Das Team bleibt in einem Spannungszustand und die Zusammenarbeit wird dadurch eher beeinträchtigt, als dass sie effektiver wird.
Retrospektiven aufschieben oder ausfallen lassen
Es gibt Teams, in denen Retrospektiven vermieden werden, denn dies kann an ungenügender Organisation, an dem allgemein hohen Zeit- und Arbeitsdruck, an der schwachen Kommunikations- und Fehlerkultur oder an der allgemeinen Arbeitskultur liegen. Pauschalaussagen wie „es ist doch alles supergelaufen, wir haben zu viel zu tun und für sowas ist keine Zeit“ sind ein wichtiger Hinweis darauf, dass es an der grundlegenden Bereitschaft fehlt. Hier lohnt es sich, tiefer nachzufragen.
Beschlossene Verbesserungsmaßnahmen sofort umsetzen
Das Team kann nur dann einen Nutzen aus der Retrospektive erkennen, wenn die beschlossenen Maßnahmen kurz dokumentiert und gleich umgesetzt werden. Wenn die Ergebnisse für jeden Teilnehmenden ersichtlich sind, beispielsweise in digitalen Boards und jedes Thema einen Owner hat, wird die Umsetzung gefördert. Ein kurzer Rückblick auf die vorangegangenen Retros zeigt den Teammitgliedern, wo das Team in der Umsetzung steht und welche Themen noch offen sind.
Schuldige suchen und Vorwürfe machen
Die Grundannahme ist, dass jeder sein Bestes gegeben hat. Dennoch können jedem Fehler passieren. Wer sich darauf konzentriert, einen Schuldigen zu benennen, zerstört das Vertrauen im Team. Zumindest der Schuldige, meist aber alle im Team ziehen sich zurück und die Stimmung verschlechtert sich.
Reflektion über die Zusammenarbeit ist wichtig. Vertrauen und eine offene Gesprächs- und Fehlerkultur sind die Grundvoraussetzungen für jede Weiterentwicklung.
Teams müssen effektiv arbeiten, um die notwendigen Leistungen zu erbringen. Dazu müssen die Interaktionen, die Beziehungen, der Arbeitsprozess und die Werkzeuge überdacht und gestaltet werden. Das Format einer Retrospektive ist nicht nur in agilen Teams wirkungsvoll, sondern immer dann sinnvoll, wenn Menschen zusammenarbeiten.
