Nach getaner Arbeit ist eigentlich eine Manöverkritik sinnvoll, entweder im Projekt, im Großauftrag oder im Tagesgeschäft. Das sagt uns bereits unser gesunder Menschenverstand. Im Team können wir uns gemeinsam anschauen, was nicht so gut gelaufen ist. Wir reden also auch über Stolpersteine, Haken und Ösen. Und wir überlegen uns Verbesserungsmaßnahmen für die Zukunft. So werden wir in unserer Arbeit mit wachsender Erfahrung Schritt für Schritt erfolgreicher.

Aus Fehlern lernen und Verschwendung vermeiden: In der Praxis ist eine solche Reflexion immer noch selten. An was liegt es, dass man die Gelegenheiten nicht nutzt, damit der ganze Betrieb aus Fehlern lernen kann? Mangelt es an der nötigen Feedback- und Fehlerkultur? Geht sogar die Angst vor Schuldzuweisungen um? Vielleicht scheut man den Aufwand, das Team am Ende eines Projektes zusammen zu kriegen. Schon wieder ist die Zeit knapp! Dies lässt sich als Argumentationshilfe wunderbar nutzen, um den Vorstoß für ein gezieltes Lernen aus Fehlern zu blockieren. Was also tun?

Aus Fehlern lernen und Verschwendung vermeiden kann zum Standard werden

Es ist ein Ritual, am Anfang eines Projektes steht die Kick-Off Veranstaltung. Die Abschlussveranstaltung hat einen ähnlichen Stellenwert wie das Kick-off am Projektanfang. Es ist also folgerichtig, einen Termin für die Lessons Learned bereits in der Planungsphase festzulegen. Wir empfehlen darüber hinaus, die Lessons Learned zur Standardaufgabe in der Projektabwicklung zu machen, sie also auch im Projekthandbuch festzuschreiben. So ist gewährleistet, dass Verbesserungsvorschläge aus den Lessons Learned Workshops vorliegen.

Lernen aus Erfahrung ist in allen Arbeitsbereichen möglich, nicht nur in Projekten. Für Teams aus allen Bereichen gilt es ebenso, aus Erfahrungen zu lernen und Fehler zu vermeiden. Also ist es folgerichtig, dass Ergebnisverantwortliche das Erfahrungslernen in allen Bereichen dauerhaft einrichten und zum Standard machen.

Dadurch wird diese Kultur zur Normalität und Verschwendungen von Ressourcen werden vermieden!

Aus Fehlern lernen und Verschwendung vermeiden – Wie man tief hängende Früchte erntet

Man lernt aus Fehlern und vermeidet Verschwendung 

Lean Management arbeitet methodisch daran, die 7 Verschwendungsarten zu reduzieren und bohrt dabei „dicke Bretter“. Das ist auch gut so. Denn im Transport, in den Beständen und in den Bewegungen steckt Potential. Auch die Wartezeiten, die Verarbeitung mit unklaren Prozessen und wiederholten Tätigkeiten und Überproduktion können die Ursache immenser Verschwendung sein.

Die siebte Verschwendungsart zielt auf Fehler und Ausschuss durch Korrekturschleifen, fehlende Qualitätskontrolle und mangelnde Information oder Qualifikation. Häufig trifft man im Erfahrungslernen auf Katakana muda, also die Verschwendung durch Warten, Suchen, Ablegen, erneute Lösungssuche und Nachdenken oder Doppelarbeit, die sofort eliminiert werden kann.

Dies sind die tief hängenden Kirschen. Um sie zu ernten, muss man sich nicht besonders strecken, sie sind jedoch süß und nutzen sofort.

Aus Fehlern lernen und Verschwendung vermeiden

Das ist auch im Tagesgeschäft in allen Bereichen möglich

Das Lernen aus Erfahrung, also die Lessons Learned Workshops, sind ein wesentlicher Bestandteil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Sie betreffen Erfahrungen aus allen Arbeitsbereichen, nicht nur aus dem Projektgeschäft. Das Team des Vertriebsinnendienstes nutzt die kritischen Erfahrungen eines Mitarbeiters und lernt daraus, in der Zukunft in bestimmten Arbeitsbereichen noch achtsamer zu sein und teure Fehler zu vermeiden. Das Konstruktionsteam profitiert von den kritischen Erfahrungen eines Kollegen und berücksichtigt daher in der Zukunft die gemeinsam erarbeiteten Prüfkriterien, um wirksam Fehler zu vermeiden.

Damit liegt es im Interesse und in der Verantwortung der Geschäftsleitung, dass das Unternehmen in allen Bereichen aus Erfahrung lernt. Wenn die Abteilungen oder die Teams sich dafür zusammensetzen, arbeiten sie die kritischen Stellen in ihrem Aufgabenbereich oder in dem Projekt heraus und teilen das Erfahrungswissen. Es wird immer Themen geben, für die das Team selbständig Verbesserungsvorschläge und Lösungsansätze erarbeiten und direkt umsetzen kann. Oft identifizieren sie jedoch auch Potentiale, die nur an höherer Stelle im Unternehmen umgesetzt werden können. Es liegt im Interesse der Geschäftsleitung, diese wertvollen Impulse aus dem Tagesgeschäft, aber auch aus den Projekten zu sammeln, sie auf der richtigen Ebene zu diskutieren und dafür zu sorgen, dass geeignete Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt werden. Schließlich möchte niemand, der Ergebnisverantwortung trägt, wertvolle Chancen für eine wachsende Reife im Unternehmen verschenken und Verschwendung akzeptieren.

Erfolgsfaktoren für das systematische Lernen aus Fehlern

Tipps und Topps, damit’s gelingt

Entscheidend ist, dass der Moderator eine fundierte Sicht auf das Unternehmen, die Prozesse und Abläufe, die Menschen und die Kosten hat. Dies bedeutet, dass der Moderator erkennen muss, dass die Kosten des Vertriebsinnendienstes kritisch zu den Umsätzen sind, dass bspw. die Angebotsbearbeitung von Varianten ein Kostentreiber ist und dass es das Ziel ist, mit Varianten eine Expansion zu erreichen.

Im Projektgeschäft muss der Moderator beispielsweise erkennen, dass die Mitarbeiter der Kunden ein geringes Wissen über das Produkt und die qualitätskritischen Merkmale haben und sich daraus kostentreibende Verhandlungen oder Nacharbeiten ergeben. Dies bedeutet, dass der interne Projektleiter die externen Personen auf einen guten Informationsstand entwickeln muss.

Mitarbeiter werden engagiert daran mitarbeiten, ihre Erfahrungen als Wissen zu teilen, wenn sie oder die Gruppe an dem Nutzen partizipieren, also wenn sie an den erzielten Einsparungen durch Prämien oder andere Vorteile teilhaben. Wenn dieser kontinuierliche Verbesserungsprozess durch Erfahrungslernen installiert ist, werden die Teams von sich aus regelmäßige Gruppenarbeiten durchführen, um von den Verbesserungen zu profitieren. Es gibt Faktoren, die jedoch ganz wesentlich zum Gelingen von Erfahrungslernen beitragen und Frust vermeiden:

• Die Ziele sind klar, die Vorgehensweise ist methodisch und die Grundhaltung ist wertschätzend
• Das gesamte Team nimmt Teil und partizipiert am Nutzen
• Der Austausch von Erfahrungswissen erfolgt regelmäßig
• Die Spielregeln für Gruppenarbeit und Feedback werden eingehalten
• Es gibt eine fortlaufende einfache Dokumentation
• Der Moderator kommt von außerhalb des Projektteams und hat eine fundierte Sicht auf das Unternehmen
• Man wechselt die Sichtweisen, man hört auf die Stimme des (internen/externen) Kunden
• Es findet Brainstorming mit Moderationskarten und Pinnwänden statt
• Die Moderation zu den Themenkomplexen ist methodisch
• Das Ergebnis ist eine gewichtete Liste von Bewährtem und von Verbesserungsvorschlägen

Was lernen wir aus dem Erfahrungslernen?

Die Zeit und die Ressourcen sind einfach zu wertvoll, um sich mehrfach mit den gleichen Fehlern zu beschäftigen. Stellen wir uns auf dem Weg zur Spitzenleistung also immer wieder die Frage: Machen wir noch das Richtige? Und machen wir das, was wir tun, richtig? Erfahrungslernen oder Lessons Learned Arbeitsgruppen sind also ein hervorragendes Instrument, um Verschwendungen zu reduzieren und die Kompetenz in den Prozessen zu erhöhen. Wer offensiv daran arbeitet, Erfahrungen zu nutzen, verbessert die Unternehmenskultur und führt die gesamte Organisation mit regelmäßigen Verbesserungsschritten zum Erfolg.