Die Debitorenlaufzeit verkürzen ist eine wichtige Maßnahme, um zahlungsfähig zu bleiben. Der erste Schritt ist die permanente Überwachung der Kundenforderungen. Was dann folgt, ist die frühe und nachvollziehbare Kommunikation mit den Kunden. Die Laufzeit der Debitoren verkürzen fordert, wirklich jede einzelne und noch so geringe Forderung rasch einzubringen. Das Debitorenziel ist eine wichtige Kennzahl für die Steuerung und Überwachung der Liquidität. Wer liquide bleiben will, sollte diesen wichtigen Wert immer im Blick haben.
Debitorenlaufzeit verkürzen zahlungsfähig bleiben. Was sagt die Kennzahl für ein Unternehmen aus, das zahlungsfähig bleiben will?
Die Debitorenlaufzeit sagt aus, wie lange ein Unternehmen ab dem Tag der Fakturierung im Durchschnitt warten muss, bis der Kunde den offenen Rechnungsbetrag auf das Konto überweist. Beträgt also die durchschnittliche Forderungslaufzeit 45 Kalendertage, so muss der Unternehmer aber dem Tag der Rechnungstellung 9 Kalenderwochen auf den Geldeingang warten.
Die Debitorenlaufzeit ist ein Durchschnittswert. Wenn also der Durchschnitt der Kunden 45 Tage braucht, bis er eine Rechnung ausgleicht, dann gibt es dennoch eine Anzahl an Skontozahlern. Es gibt jedoch auch viele Kunden, noch später bezahlen, also erst in 56 oder in 63 Kalendertagen. Mit anderen Worten, was heute ausgeliefert wird, wirkt erst in 6 oder 7, manchmal sogar erst in 8 Wochen. Jede operative Maßnahme zur Sicherung der Liquidität dauert eine gewisse Zeit.
Die finanziellen Mittel für die Ausführung des Auftrages bis zur Rechnungstellung hat das Unternehmen ohnehin schon vorfinanziert. Je länger das Unternehmen ab der Rechnungstellung bis zum Zahlungseingang warten muss, desto mehr belastet dies die Liquidität. Wenn die Zahlungsfristen der Lieferanten kürzer als die Forderungslaufzeit der Kunden sind und die Durchlaufzeit eines Auftrages ab Wareneingang des Lieferanten weitere Wochen dauert, hat das Unternehmen ein Problem mit der Vorfinanzierung der Aufträge und der Sicherung der Liquidität.
Wie berechnet man die Debitorenlaufzeit
Das Debitorenziel berechnet man wie folgt:
DZ = Ford. L. u. L. * 360 / GU * (1+St)
DZ steht für das Debitorenziel in Tagen und Ford. L.u.L. bedeutet Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. GU ist der Gesamtumsatz pro Kalenderjahr und mit St ist die Umsatzsteuer gemeint.
Hinweis: Die Forderungen sind das Sammelkonto der Debitorenkonten, daher sind die Salden immer Bruttowerte. Die Umsätze sind selbstverständlich Nettowerte. Also müssen entweder die Forderungen als Nettowert oder die Umsätze als Bruttowert berücksichtigt werden. Genauer wird die Berechnung, wenn man nur die Inlandsumsätze mit der Steuer multipliziert und die Auslandsumsätze netto addiert. Manche Unternehmen führen ein separates Sammelkonto für die Forderungen gegenüber den Kunden in der EU und eines für die weiteren Länder. So kann man noch besser differenzieren.
Wenn die Debitorenlaufzeit über einen längeren Zeitraum monatlich berechnet wird, kann man Veränderungen im Zahlungsverhalten der Kunden rasch erkennen. Um die monatliche Berechnung durchzuführen sollte man den Durchschnitt der Forderungen und den Durchschnitt der Umsätze der letzten 12 Monate berücksichtigen.
Wie berechnet man die Gesamtfrist einer Forderung?
Ein Hersteller von Premium Schmuck kann eine Handelsgruppe mit einer Erstausstattung des Sortiments beliefern, wenn er zusätzlich zum Sofortrabatt noch Valuta von 120 Tagen anbietet. Also lauten die Zahlungskonditionen des Herstellers lauten für diesen Auftrag 10 Tage, 3% Skonto, 30 Tage netto, Valuta 120 Tage. Daraus ergeben sich in der Praxis zwei mögliche Konstellationen. Entweder bezahlt der Kunde seine Rechnung in der Skontofrist. Dann beträgt die Forderungslaufzeit für diesen Auftrag 130 Tage. Es ist jedoch verbreitete Praxis, dass Handelsunternehmen zur Finanzierung ihres Umlaufkapitals anstelle der Skontierung die Zielfrist voll nutzen und eine weitere Verzugsfrist von 30 Tagen bis zur Zahlungserinnerung oder Mahnung beanspruchen. Dadurch verlängert sich die Gesamtfrist dieser Forderung auf 180 Tage. Die Debitorenlaufzeit erhöht sich um 50 Tage, denn der mögliche Skontoertrag kann in diesem Fall nicht ausreichend hohe Anreize setzen.
Debitorenlaufzeit verkürzen – zahlungsfähig bleiben – ein Anwendungsbeispiel
Diese organisatorischen Maßnahmen unterstützen darin, die Debitorenlaufzeit zu verkürzen
Die Debitorenlaufzeit verkürzen und zahlungsfähig bleiben kann man mit organisatorischen Maßnahmen erreichen. Ist also die vereinbarte Leistung erbracht, so sollten Unternehmen sofort die Rechnung stellen. Stellt ein Unternehmen stets zum Monatsende seine Rechnungen, kommen ansonsten zur Debitorenlaufzeit noch durchschnittlich 15 Kalendertage hinzu. Die betrifft viele Handwerksbetriebe, aber auch Dienstleister. Sogar in größeren Industrieunternehmen, Maschinenbauern und Werkzeugbauern oder bei Kunststoffteilelieferanten sind Monatsrechnungen verbreitet.
In der Regel kann man eine Verkürzung der Forderungslaufzeit und frühere Zahlungseingängen erreichen, wenn man die Forderung überwacht und proaktiv an die Fälligkeit erinnert. Anstelle zu mahnen kann man die Kunden mit einem Avis per E-Mail darauf hinweisen, dass eine Rechnung in den kommenden Tagen fällig wird. Diese Funktionen sind zum Beispiel in der Software SBS ReWe neo integriert.
Im Mahnwesen können die Kunden besonderen Personengruppen zugeordnet werden. Das macht die Überwachung der Debitoren wesentlich effizienter. Man kann unterschiedliche Personengruppen für verbundene Unternehmen, Kunden mit hoher Ratingeinstufung und Bonität, solche mit mittlerer Bonität und andere mit geringeren Ratingnoten bilden. Für jede dieser Gruppen kann man eigene Intervalle und Regeln festlegen. Mit anderen Worten, die Unternehmen mit der hohen Bonität oder mit Bankeinzug benötigen keine besondere Kontrolle. Die Kunden mit geringer Ratingeinstufung müssen jedoch intensiv überwacht werden. Die Software von SBS ReWe neo unterstützt dies beispielsweise.
Debitorenlaufzeit verkürzen zahlungsfähig bleiben – Die Gestaltung der Zahlungsbedingungen
Die Zahlungsbedingungen wirken als starker Hebel auf die Umsätze, sie können jedoch auch eine Eintrittsbarriere für einen Markt oder einen Vertriebsweg sein. Daher muss man je nach Liquiditätssituation und Zielen des Unternehmens ein Mix erarbeiten, dass die Verkäufe fördert und die eigenen Liquidität berücksichtigt. Daraus ergeben sich die Parameter Kalkulationsaufschlag, Skontokonditionen und Zahlungsziel, Valutafristen und Valutabegrenzung, Kreditlimit und Gesamtobligo des Kunden. Es hat sich bewährt, wenn man für Key Accounts, Kunden und Kundengruppen die Skontierungsrate und den Skontoaufwand, das durchschnittliche Gesamtobligo, die durchschnittliche Gesamtlaufzeit inklusive Valutafristen, die Auslastung des Kreditlimits und eine Aging-Liste, also eine Übersicht der Forderungen mit Überziehungstagen erstellt.
ROC – Return on Credit als Sicht auf die Kundenforderung
Man kann eine wichtige Sicht auf die Kundenforderungen schaffen, indem man eine Verbindung zwischen dem Deckungsbeitrag eines Kunden und dem in den Forderungen gebundenen Kapital herstellt.
ROC – Return on Credit berechnet man wie folgt:
ROC = DB des Kunden / Ford. gegenüber dem Kunden. * 100
DB des Kunden steht den Deckungsbeitrag des Kunden in Euro. Dieser kann auch retrograd ermittelt werden.
Diese Kennzahl ist für das Konditionenmanagement wichtig, denn sie ermöglicht den Vergleich von Kunden. Wenn ein Kunde 30 Tsd Euro Deckungsbeiträge ermöglicht und die Forderungen gegenüber ihm 100 Tsd Euro betragen, ist die Geschäftsbeziehung ungünstiger, als wenn ein Kunde 50 Tsd Euro Deckungsbeiträge einspielt und die Forderungen gegenüber ihm 100 Tsd Euro betragen.
Rücksprache mit der Qualtitätssicherung, dem Service oder dem Vertrieb nehmen ist sinnvoll
Debitorenlaufzeit verkürzen und zahlungsfähig bleiben hat die oberste Priorität. Bevor man einem Kunden jedoch ein Mahnschreiben sendet, kann man mit dem Vertrieb oder dem Projektleiter abklären, ob es Einwände gegenüber der Leistung gibt. Liegen berechtigte Reklamationen oder andere Einwände vor, dann sollte man lieber die Mahnungen befristet stoppen. Es ist ärgerlich, wenn der Kunde mit einer Abteilung im Haus eine Nachleistung vereinbart und die Debitorenbuchhaltung mahnt die Zahlung der Rechnung mit Nachdruck an.
In manchen Fällen gibt es formelle Einwände gegen Rechnungen. Wenn beispielsweise die Firmenbezeichnung nicht korrekt oder aktuell ist, lehnen Kunden die Zahlung aus umsatzsteuerlichen Gründen ab.
Ist ein Kunde überhaupt noch zahlungsfähig und nimmt er noch an regulären Geschäftsverkehr ein? Auskunfteien wie Schufa oder Creditreform geben Informationen darüber, wie einzelne Kunden im Allgemeinen seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommen. Man kann das schleppende Zahlungsverhalten von Kunden auch an die Auskunfteien melden. In manchen Branchen führt bereits die Ankündigung dieser Mitteilung zu einem raschen Geldfluss. Man kann im Zweifel prüfen, ob ein Kunde vielleicht in der Zwischenzeit einen Insolvenzantrag gestellt hat.
Gesetz zur Bekämpfung des Zahlungsverzuges
Die Bundesregierung hat das Problem des Zahlungsverzugs erkannt und in 2014 bereits ein Gesetz zur Bekämpfung des Zahlungsverzuges erlassen. Mit dem Hinweis auf dieses Gesetz ist es kleineren Unternehmen leichter möglich, in Verhandlungen auf die Verkürzung von Zahlungszielen zu bestehen. Bei öffentlichen Auftraggebern sind dies 30 Tage, ansonsten dürfen 60 Tage nur in individuell vereinbarten Ausnahmefällen überschritten werden. Bei gewerblichen Kunden darf man Verzugszinsen berechnen, die um 9 Prozentpunkte über dem Basiszins liegen, ebenfalls eine Bearbeitungspauschale von 40 Euro.
Die Zahlungskonditionen sind ein wichtiger Stellhebel, wenn man die Zahlungsfristen verkürzen möchte. Bietet der eigene Vertrieb tatsächlich Skontokonditionen an? Sind diese Konditionen ausreichend hoch? Man kann die Umlaufkapitalbindung in den Forderungen nennenswert reduzieren, indem man den Skonto um wenige Prozent-Punkte erhöht. In manchen Unternehmen sind die Kreditlinien maximal ausgeschöpft. Dann sind Vergleiche zwischen Skontoaufwand und Kreditzinsen rein theoretischer Natur. Darüber hinaus kann man die Kosten der Überwachung der Offenen Posten und das Ausfallrisiko in die Vergleichsrechnung einbeziehen.
Anzahlungen und Teilzahlungen sind geeignet, um die Solvenz und Seriosität eines Abnehmers zu prüfen. Alternativ kann auch eine schriftliche Genehmigung bzw. ein SEPA- Lastschrift Mandat eingeholt werden.
Kann die Debitorenlaufzeit ein KPI sein?
KPI’s sind Key Performance Indikator, also Kennzahlen, mit denen die Leistung von Aktivitäten in Unternehmen ermittelt werden. In der Regel sind Kunden Akquisititionskosten, Cusomer Life Time Value oder finanzwirtschaftliche Kennzahlen die KPI’s im Mittelstand. Unternehmen mit hoher Umlaufkapitalbindung und starker Expansion sind gut darin beraten, den Rückfluss der Forderungen als Schlüsselindikator zu führen. Debitorenlaufzeit verkürzen und zahlungsfähig bleiben kann man fördern, in dem man die Forderungslaufzeit in den Fokus rückt und zum permanenten Diskussionspunkt macht.
Forderungslaufzeit für einzelne Branchen
Die Fachverbände informieren ihre Mitglieder regelmäßig über die Entwicklung der Zahlungsziele und der durchschnittlichen Forderungslaufzeit. Selten werden durchschnittliche Laufzeiten unter 30 Tagen erreicht. Der Fachhandel nimmt sich in der Regel über 45 Tage, um seine Rechnungen zu begleichen. Industrielle Abnehmer nehmen gerne über 30 bis 45 Tage in Anspruch. Handelskonzerne arbeiten gerne mit 60 Tagen Zahlungsziel. Auch die Anzahlungen im Maschinen- und Anlagenbau haben Laufzeiten. Selbst wenn die Abnahmebedingungen für eine Anzahlung erfüllt sind, bleiben die kaufmännischen Zahlungsziele von 15 bis 30 Tage bestehen.
