ERP-Projekte optimieren: Kostenfallen erkennen und vermeiden

Die Bedeutung von ERP-Software für Unternehmen

Die Implementierung betriebswirtschaftlicher Software (ERP) hat einen langfristigen Einfluss auf die Entwicklung von Unternehmen. Dies betrifft nicht nur die Effizienz, sondern auch die Budgets. Aus unserer Projekterfahrung identifizieren wir elf typische Kostentreiber und zeigen Wege auf, diese zu umgehen.

1. Projektmanagement: Prototyp und Scrum statt Wasserfall

ERP-Projekte optimieren. Die Wahl der Projektmethodik ist entscheidend. Der traditionelle Wasserfallansatz, bei dem das System erst spät in der Entwicklung präsentiert wird, birgt Risiken. Unternehmen sollten daher auf das Prototypen-Verfahren setzen. Dieses ermöglicht frühzeitige Einsichten in die zukünftige Arbeitsumgebung und reduziert Budgetüberschreitungen durch frühes Erkennen von Fehlern.

Scrum fördert eine flexible und iterative Arbeitsweise, die es Teams ermöglicht, schnell auf Änderungen und Feedback zu reagieren, was die Anpassungsfähigkeit des Projekts erhöht. Darüber hinaus verbessert sich die regelmäßige Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams, die Transparenz und die Qualität der Ergebnisse, da Probleme plötzlich identifiziert werden

2. Prozesse: End-to-End-Integration im Fokus

„End-to-end“ beschreibt durchdachte Abläufe von Anfang bis Ende. Durch die Verwendung von Prozess-Templates können Abweichungen vom Standard schnell identifiziert werden. Ein ERP-Anbieter, der durchgängige digitale Lösungen anbietet, hilft, zusätzliche Lizenzkosten für Drittsoftware zu vermeiden.

End-to-End-Integration bei der Einführung von ERP-Systemen sorgt dafür, dass alle Geschäftsprozesse und -daten nahtlos miteinander verbunden sind, was die Effizienz erhöht und eine umfassende Sicht auf die Unternehmen.

3. Anpassungen: Flexibilität ohne Customizing nutzen um ERP-Projekte zu optimieren

Der Mittelstand zeichnet sich durch Differenzierung aus, was häufig umfangreiche Anpassungen an ERP-Systemen erforderlich macht. Moderne ERP-Systeme bieten bereits viele branchenspezifische Funktionen im Standard, sodass Customizing oft überflüssig wird. Dies spart nicht nur Kosten, sondern auch Zeit bei Wartung und Upgrades.

Ein Blick über den Tellerrand lohnt sich. Andere Branchen haben oft ähnliche Herausforderungen. Artikelvarianten für Konsumerprodukte werden in Lösungen für Bekleidung, Schuhen, Accessoires aber auch Schmuck, Uhren oder Schreibgeräte oder Möbeln gelöst. Dies gilt auch für Produkt Konfiguratoren. Manchmal ist es vorteilhafter, eine Lösung für eine breite Branche anzupassen, als eine Lösung für eine zu spitze oder zu enge Branche zu nutzen.

4. Integration: Einsatz von Middleware

Die Integration verschiedener Systeme kann komplex sein. Oft wird versucht, schnell Schnittstellen zu programmieren, was langfristig zu Problemen führt. Der Einsatz eines Enterprise Service Bus (ESB) erleichtert die Anbindung weiterer Systeme und senkt die Prozesskosten durch höhere Automatisierung.

5. Internationale Unterschiede, ERP-Projekte optimieren: Aufwand richtig einschätzen

Bei internationalen Prozessen können unterschiedliche Vorschriften und Währungen hohe Anpassungskosten verursachen. Mittelständler sollten bereits bei der Ausschreibung darauf achten, dass die ERP-Software die notwendigen Landesversionen enthält, um Wildwuchs an Systemen zu vermeiden.

6. Erweiterungen: Modulare Systeme für Flexibilität

Monolithische ERP-Systeme gelten oft als teuer. Modulare Systeme ermöglichen es Unternehmen, nur für genutzte Funktionen zu zahlen, während sie gleichzeitig die Sicherheit haben, dass der Hersteller kontinuierlich in die Entwicklung investiert. Bei Bedarf können weitere Module problemlos ergänzt werden.

7. Konfigurationsmöglichkeiten: Eigenverantwortung fördern und so ERP-Projekte optimieren

Die heutigen Low-Code- und No-Code-Lösungen erlauben es Anwendern, viele Anpassungen selbst vorzunehmen, ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse. Dies reduziert die Abhängigkeit von externen Beratern und gibt Unternehmen mehr Kontrolle über ihre Systeme.

Offene Feldbeschreibungen und Report-Generatoren in Business-Intelligence-Tools ermöglichen eine benutzerfreundliche Anpassung von Berichten und Analysen, wodurch der Bedarf an teuren, individuellen Programmierungen während der ERP-Einführung entsteht.

8. Anwendergruppen: Austausch und Koop-Entwicklungen

Anwendergruppen in Softwareprojekten fördern durch den Austausch von Ideen und Erfahrungen eine praxisnahe Entwicklung, die besser auf die Bedürfnisse der Nutzer abgestimmt ist. Diese Kooperation kann nicht nur die Akzeptanz der Software erhöhen, sondern auch Standards oder innovative Lösungen hervorbringen, die die Gesamtqualität der Software verbessern und die Entwicklungskosten reduzieren.

9. Beraterleistung: Remote Consulting optimieren

Früher war der physische Besuch eines Beraters notwendig, um Anpassungen vorzunehmen. Heutzutage ermöglichen Remote-Zugriffe schnelle und kostengünstige Unterstützung. Viele Software Berater bietet Remote Consulting an, was Anwendern hilft, schneller Antworten auf alltägliche Fragen bei gleichzeitig hoher Produktivität und geringen Kosten zu erhalten.

10. Neutrale Analysen: Folgekosten reduzieren neutrale Analyse

Neutrale Analysen ermöglichen eine objektive Bewertung von ERP-Systemen, die auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sind. Dadurch können Entscheidungen sachlich bewertet und teure Fehleinschätzungen vermieden werden.

11. Kosteneinsparungen durch Automatisierung: Effekte nicht überschätzen

Die Effekte von ERP-Systemen und Automatisierungen werden oft überschätzt, weil die erhofften Automatisierungen in der Praxis nicht immer vollständig oder wie geplant umgesetzt werden können. Technische und prozessbedingte Hürden führen dazu, dass weiterhin manuelle Eingriffe erforderlich sind, wodurch die erwarteten Ergebnisse ausbleiben.

ERP-Projekte optimieren. Investieren ohne Budgetfalle

Ein ERP-Projekt ist für jedes Unternehmen eine bedeutende Investition. Es ist entscheidend, die typischen Kostentreiber zu identifizieren und zu vermeiden, um das Budget nicht zu sprengen. Mit der richtigen Strategie und den passenden Tools können Unternehmen den Weg zu einem erfolgreichen ERP-System ebnen.

Eigenverantwortung, Anwendergruppen und die Nutzung von BI-Tools können wesentlich dazu beitragen, kostspieliges Customizing und Consulting durch eigene Leistungen zu ersetzen.

Prototypen tragen dazu bei, die gesamten Entwicklungskosten eines ERP-Projekts zu senken, indem sie potenzielle Fehler und Missverständnisse identifizieren, was später zu kostspieligen Anpassungen führt.

Scrum kann die Entwicklungskosten eines ERP-Projekts reduzieren, indem es eine iterative Vorgehensweise fördert, die Anpassung ermöglicht, zukünftiges Feedback zu sammeln und vorzunehmen, wodurch teure Nacharbeiten und Fehlentwicklungen minimiert werden. Außerdem verbessert die regelmäßige Kommunikation im Team die Effizienz und Transparenz, was zu schnelleren Entscheidungen und geringeren Kosten führt.

Eine Investition in ERP-Software kann Automatisierungen und Kosteneinsparungen ermöglichen. Die Entscheidung hat auch eine hohe Folgewirkung auf die IT-Kosten eines Unternehmens. Es lohnt sich, einen neutralen Experten ins Team zu holen.