Definition Reiseplanung und Besuchskosten im Vertriebsaußendienst
Die Reiseplanung und die Besuchskosten beziehen sich auf Mitarbeiter im persönlichen Vertrieb. Man kann Sie ermitteln, indem man die Kosten, die ein Mitarbeiter im Vertriebsaußendienst in einem Jahr verursacht, den engen Arbeits- und Kontaktzeiten gegenüberstellt. Man ermittelt in der Praxis die effektiven Besuchskosten, jedoch ebenso die planerischen Besuchskosten.
Berechnen der Zeiten in der Reiseplanung und der Besuchskosten
Die Kosten eines Vertriebsmitarbeiters im Außendienst kann man beispielsweise wie folgt berechnen:
| Kosten eines Vertriebsmitarbeiters p.a. | Tsd. Euro |
| Personalkosten des Mitarbeiters | 80,0 |
| KFZ-Kosten | 30,0 |
| Reise- und Bewirtungskosten | 20,0 |
| Gesamtkosten | 130,0 |
Die verkaufsaktive Zeit eines Mitarbeiters im Außendienst kann man nach dem folgenden Beispiel ermitteln:
| Verkaufsaktive Zeit eines Vertriebsmitarbeiters | Stunden p.a. |
| Generelle Arbeitszeit eines Mitarbeiters im Außendienst | 1890 |
| Reisezeit und Pausen bei 50.000 km p.a. | 1000 |
| Vorbereiten, Warten, etc. | 200 |
| Verkaufsaktive Zeit | 690 |
Die Annahmen dieses Beispiels sind, dass der Mitarbeiter durchschnittlich an 10 Arbeitstagen krank ist, 30 Tage Urlaub hat und Montag bis Freitag je 9 Stunden am Tag arbeitet. Die Reisezeit und die Pausen schwanken, beispielsweise spielen das Reisegebiet und die Lage der Kunden eine wichtige Rolle.
Die Besuchskosten eines Vertriebsmitarbeiters:
| Besuchskosten eines Vertriebsmitarbeiters | |
| Kostensatz eines Mitarbeiters (Euro pro Stunde) | 188,41 |
| Dauer eines Kundenbesuchs (Std) | 1,5 |
| Kosten eines Kundenbesuchs | 282,61 |
Für den Kostensatz des Mitarbeiters pro Stunde werden die Gesamtkosten p.a. in das Verhältnis zu der verkaufsaktiven Zeit gesetzt. Wenn ein Mitarbeiter im Durchschnitt 1,5 Stunden mit seinem Kunden einplant, betragen die Kosten seines Besuchs rund 285 Euro.
Die effektiven Besuchskosten
Die effektiven Besuchskosten können Vertriebsleiter in der Praxis errechnen, wenn sie die Ist-Kosten aus der Buchhaltung und die tatsächlichen Kundenbesuchen aus den Besuchsberichten berücksichtigen.
Anwenden der Reiseplanung und der Besuchskosten
Wenn der Vertriebsaußendienst nicht nach monetären Vertriebserfolgen beurteilt werden kann, ist ein anderes Kriterium zur Beurteilung der Vertriebsmitarbeiter notwendig. Dies sind beispielsweise die Reiseplanung und die Besuchskosten des Außendienstmitarbeiters. Immer wenn der Reisende überwiegend Aufgaben aus der Logistik, des Store Checking oder der Information hat, steht die kosteneffiziente Ausführung der Arbeiten im Vordergrund. Die Ermittlung der Besuchskosten ermöglichen dem Mitarbeiter und dem Vertriebsleiter ein besseres Verständnis der Gegebenheiten.
Häufig betrachten Vertriebsleiter die effektiven Jahreskosten eines Außendienstmitarbeiters und die tatsächlichen Kundenbesuche.
Einstufung und Beurteilung Reiseplanung und der Besuchskosten
Die Ermittlung der Besuchskosten aufgrund der Reiseplanung ermöglicht eine einfache Aussage darüber, wie das Reisegebiet organisiert ist. Als Faktoren können die Lage und die Dichte der Kunden in einem Gebiet auf die Besuchskosten wirken. Hier zeigt sich jedoch, dass nicht jedes Vertriebsgebiet mit den anderen vergleichbar ist. Der Vergleich zwischen den Reisegebieten zeigt darüber hinaus auf, an welchen Stellen ein Optimierungsbedarf bestehen könnte.
Ein Vertriebsleiter kann diese Werte nutzen, um seine Mitarbeiter zu vergleichen und zu beurteilen, wenn er keine anderen harten Fakten heranziehen kann.
