Das Reporting gewinnt bei komplexen Marktbedingungen, schwierigen Konjunkturlagen und starken Veränderungsprozessen im Unternehmen und dem unternehmerischen Umfeld eine hohe Bedeutung. Was muss ein Reporting für KMUs enthalten?

Definition Reporting

Das Reporting ist ein klassisches Element des Controllings. Reports oder Berichte sind komprimierte Auswertungen. Controller sammeln und verarbeiten Daten und Informationen so, dass sie die Entscheidungsträger und Stake Holder über den Geschäftsverlauf und die wesentlichen Ereignisse informieren. Daher dient das Reporting der Unternehmenssteuerung und die enthaltenen Daten und Informationen haben einen wesentlichen Einfluss auf die unternehmerischen Entscheidungen und den Geschäftserfolg der KMUs.

Was ist das Ziel des Reporting?

Das Reporting nutzt zur Messung des Erfolgs der unternehmerischen Tätigkeit. Man kann sich im Reporting auch auf Teilaspekte wie Projekte, Sparten oder Leistungsbereiche beziehen. Ein Ziel ist, die Führungsverantwortlichen mit belastbaren Daten über die wirtschaftliche Situation, die eingetretenen Entwicklungen und die für die Zukunft erwartbaren Situationen und Ereignisse zu informieren.

Worin unterscheiden sich Reporting und Analysen?

Während das Reporting den Status Quo abbildet und einen Blick auf den Geschäftsverlauf gibt, beschäftigen sich Analysen mit der Klärung der Ursachen und Zusammenhänge. Das Reporting zeigt auf, dass es bei den Umsätzen Situationen, Entwicklungen und Veränderungen gibt. Die Umsätze mit einem Produktbereich sind beispielsweise rückläufig. Die Analysen setzen genau an den prekären Punkten an. Sie folgen dem Reporting und erklären, warum es diese Situationen oder Entwicklungen gibt. Die rückläufigen Umsätze sind darauf zurückzuführen, dass ein Schlüsselkunde nicht mehr kauft. Er wurde Teil eines Konzerns, der in der Unternehmensgruppe selbst vergleichbare Produkte herstellt.

Was sind die wichtigen Inhalte eines Reportings?

Die Berichte sind sinnvoller Weise standardisiert und haben immer den gleichen Aufbau. Das unterstützt das schnelle Lesen und Verstehen. Es stellt auch sicher, dass stets alle wesentlichen Aspekte des Unternehmens dargestellt werden. Mit anderen Worten, unangenehme Situationen dürfen nicht übergangen, sondern müssen mit Sicherheit dargestellt werden.

Die wichtigen Elemente sind die Gewinn- und Verlustrechnung, die Deckungsbeitragsrechnung, die Spartenrechnung und die Bilanz. Mit den Auswertungen kann man sich auf einen Monat, ein Quartal oder das laufende Geschäftsjahr beziehen. Der Controller kann Vergleiche zu Vorjahren oder Planwerten herstellen. Häufig erwarten die Führungskräfte einen Forecast für das Quartal oder das laufende Jahr.

Zum Standard zählt man Übersichten über Auftragseingang, Auftragsbestand und die Reichweite. Ebenfalls häufig setzt man Berichte über Vertriebsgebiete oder Produktgruppen ein. Reports über offene Forderungen und Verbindlichkeiten mit Zwischensummen für die Altersgruppen findet man ebenfalls häufig. Wenn Unternehmen in einer Gruppe zugehören, befasst man sich in Reports damit, die Leistungsbeziehung zwischen den Unternehmenstöchtern und der Mutter darzustellen.

Mit guten Reports deckt man die KPIs, also die Key Perfomance Indicators eines Unternehmens ab. Diese können von Branche zu Branche und Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Sie beantworten die Frage, wo Effizienz, Effektivität und Wirtschaftlichkeit erreicht wurde. Beispiele sind Ausbringungsmengen in der Fertigung, Anzahl Bestellungen über Online Portale, Anzahl positiver Bewertungen von Kunden, Anzahl Erstkäufer, durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Anfrage, durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Bestellung und vieles mehr.

Um es am Beispiel der Umsätze noch einmal zusammenzufassen, machen die Reports also deutlich, wie viel das Unternehmen verkauft hat, welche Produkte verkauft wurden, in welche Regionen oder Gebiete man die Verkäufe erreicht hat und über welche Vertriebskanäle man die Umsätze getätigt hat.

Was sind die Herausforderungen beim Reporting?

Auf der einen Seite stehen die Mengen an Daten und Informationen, die gesammelt, erfasst und korrekt verarbeitet werden müssen. Die Arbeiten erfolgen unter enormem Zeitdruck. Dies ist eine repetitive Tätigkeit und kann automatisiert werden. Dafür kann man Software und Apps einsetzen.

Die Auswertungen müssen übersichtlich und komprimiert sein und bei Bedarf einen drill down, einen Blick in die Tiefe erlauben. Sie müssen dazu einladen, sich mit den Daten zu befassen und dürfen keine Zahlenfriedhöfe sein.

Die Reports müssen berücksichtigen, dass unterschiedliche Adressaten die Informationen nutzen werden. Externe Empfänger, insbesondere Gesellschafter oder Kreditinstitute müssen sich ebenso ein umfassendes Bild vom Unternehmen machen können wie die internen Führungskräfte.

Die Empfänger des Reportings müssen die Berichte entweder automatisiert zugestellt bekommen oder sich in speziellen Bereichen selbst die Berichte abholen können. Die Berichte sollen dazu einladen, mit den Daten selbst zu arbeiten. Berichte müssen also intuitiv veränderbar sein. Dazu sollen entweder Zeitreihen veränderbar, Abfragen oder Selektionen gestaltbar oder beispielsweise Inhalte von Pivot Tabellen oder Grafiken flexibel anpassbar sein.

Sind verbale Ausarbeitungen gefordert, so sollen diese ohne Wertung sein. Persönliche Ansichten sollen als Kommentar gesondert dargestellt werden, wenn diese gefordert sind.

Reporting – eine Bewertung

Für ein Unternehmen ist das Reporting ein wichtiges Element in der Unternehmenssteuerung. Daher haben Reportings einen starken Einfluss auf die Maßnahmen der Führungskräfte und deren Erfolg.

Reportings werden intern und extern eingesetzt und müssen unterschiedliche Anforderungen an die Informationstiefe erfüllen. Sie müssen ohne Wertung auskommen, aber die prägnanten Punkte deutlich machen.

Controller erarbeiten Berichte unter hohem Zeitdruck. Man erwartet, dass Controller die Berichte professionell erstellen. Reportings erfordern einen hohen Grad an Automatisierung. Die Empfänger des Reportings sollten gemeinsam mit den Erstellern herausarbeiten, welche Themen und Kennzahlen das Reporting für die KMUs enthalten muss.