Die verkaufsaktive Zeit ist der eigentliche werterzeugende Anteil an den vielen Tätigkeiten des Außendienstes. Sie ist wertvoll, weil sie besonders rar ist und sie ist der Schlüssel zum Verkaufserfolg. Wer die Zeitanteile mit den Kunden oder Interessenten vergrößert, verbessert einen wesentlichen Erfolgsfaktor im persönlichen Vertrieb. Wer nur auf die Zeitanteile der verkaufsaktiven Zeit setzt, vernachlässigt die Wirkung von Motivation, Teamgeist und sportlichem Wettkampf.
Was ist verkaufsaktive Zeit
Die verkaufsaktive Zeit bezieht sich auf den persönlichen Vertrieb. Damit meint man die Zeit, die ein Vertriebler face-to-face mit dem Kunden verbringt, also die reine Besuchszeit oder auch Verkaufszeit. Weil die reine Dauer der Verkaufszeit nichts über die Qualität der Opportunitäten aussagt, kann man sich auch auf die Anzahl der Kundenbesuche festlegen.
Wie berechnet man die verkaufsaktive Zeit
Stunden beim Kunden oder Anzahl der Kundenbesuche
Am einfachsten und effektivsten ist es, wenn man sich auf die Anzahl der tatsächlichen oder gewünschten Kundenbesuche begrenzt. Die persönlichen Kundenkontakte ergeben sich aus den Reiseberichten oder den Kalendereintragungen im CRM-System. Eine wichtige Kennzahl ist die Anzahl der Kundenbesuche für einen Zeitraum, also beispielsweise pro Woche oder pro Tag.
Was beeinflusst die aktive Verkaufszeit des Außendienstes
Tätigkeitsprofil eines Vertriebsmitarbeiters
Ein Vertriebsmitarbeiter kann grundsätzlich rund 210 Arbeitstage für seine Tätigkeiten einsetzen, wenn man von 30 Urlaubstagen, 10 Krankheitstagen und 11 Feiertagen ausgeht. Dies sind rund 1.680 Stunden.
Das Tätigkeitsprofil eines Vertriebsmitarbeiters ist umfangreich. Es sind Vorarbeiten notwendig, damit ein Kunde oder Interessent den Besuch des Außendienstmitarbeiters akzeptiert und sich Zeit für einen Termin nimmt. Zu den Tätigkeiten eines Reisenden gehört es oft auch, ein Angebot zu erstellen, nachzuhaken und einen Auftrag zu fixieren. Diese Tätigkeiten beeinflussen die Zeit, die ein Mitarbeiter mit dem Kunden verbringen kann.
Zeitanalysen im Vertrieb
In der Praxis stellt sich die Frage, ob die Mitarbeiter im Vertrieb die Tätigkeiten effektiv und zielführend ausführen. Zeitanalysen im Außendienst zeigen, dass die reine Verkaufszeit beim Kunden im Durchschnitt nur 20% der gesamten Arbeitszeit ausmacht. Deshalb ist es naheliegend, nach den störenden 80% zu fragen. Viele sehen diese Zeiten als Störfaktoren oder Zeitdiebe an. Mit anderen Worten: Ein Mitarbeiter im Außendienst verbringt durchschnittlich 6,5 Stunden in der Woche mit dem Kunden. Wenn ein übliches Gespräch 2 Stunden dauert, sieht er drei Kunden in der Woche persönlich.
Eine repräsentative Zeitanalyse von Geoffrey zeigt folgende Tätigkeitsanteile:
| Angebote / Aufträge |
33% |
| Interne Betreuung |
12% |
| Notizen, Briefe |
13% |
| Telefonate |
8% |
| Reklamationen |
7% |
| Büro |
12% |
| Außendienst |
15% |
Störfaktoren oder Zeitdiebe im Vertrieb
Störfaktoren oder Zeitdiebe haben oft einen persönlichen Hintergrund. Beispiele sind Selbstführung oder Selbstorganisation. Auch Unentschlossenheit, mangelnde Konzentration oder Ängste vor dem Neuen oder vor dem Scheitern spielen eine Rolle. Vertriebsmitarbeiter beklagen oft den organisatorischen Hintergrund. Auch das Unternehmen selbst kann verantwortlich für Störfaktoren sein, wenn die Führung oder die Organisation mangelhaft sind, wenn es an Informationen, Verkaufsmaterial oder Fahrzeugen fehlt oder wenn es umständlich ist, Reiseberichte, Reisekostenabrechnungen, Angebote oder Aufträge zu schreiben. Auch unnötige Besprechungen oder intern verursachte Konflikte und Feuerwehraktionen beim Kunden sind Zeitfresser, die man lieber vermeiden möchte. Häufig sehen wir auch einen fachlichen Hintergrund. Wenn die Verkaufsgespräche unnötig lange dauern, wenn die Präsentationen nicht auf den Punkt geführt werden oder wenn die Bedarfsaufnahme nicht konzentriert erfolgt und beim Angebot viele Rückfragen notwendig werden, kann der Mitarbeiter an seinem Vertriebshandwerk arbeiten.
Auswirkungen auf Vertriebsleitung und mögliche Fehlsteuerungen
Viele Führungskräfte und Vertriebstrainer sind der Meinung, dass der Vertriebsmitarbeiter bessere Resultate erreicht, wenn das Unternehmen und der Mitarbeiter die verkaufsaktive Zeit erhöhen. Dies folgt dem Prinzip, dass viele Gelegenheiten auch viele Chancen eröffnen.
Quality time mit dem Kunden zählt mehr. Einkäufer bevorzugen einen Kontakt, wenn er authentisch, zielgerichtet und informativ ist und der Gesprächspartner auf den Punkt kommt. Mit anderen Worten: Nicht derjenige macht die Punkte, der die maximale Zeit beim Kunden verbringt. Der Einkauf sieht nämlich solche Kontakte als Störfaktoren und Zeitdiebe an.
Eine Analogie zum Sport macht den Zusammenhang deutlich. Jeder Stürmer trainiert und hält sich top in Form. Für einen Profi sind das die Basics. Kommt es beim Fußball aber wirklich darauf an, wie viel Zeit der Stürmer vor dem gegnerischen Tor verbringt und sozusagen „toraktive Zeit“ hat? Oder zählt, was er im 16-Meter Raum macht? Zwei Aktionen dauern jeweils 15 Sekunden aus 90 Spielminuten. Spieler wie Thomas Müller, Mohamed Salah, Erling Håland oder Robert Lewandowski beklagen sich nicht darüber, wie weit der Weg vom Mittelfeld zum Tor ist, sondern sie lauern auf Ihre Chancen und versuchen, konzentriert den Punkt zu machen.
Wenn der Vertriebsleiter sich also nur darauf begrenzt, die Tätigkeiten zu optimieren, vernachlässigt er, worum es im Vertrieb wirklich geht. Es geht um die Motivation, das Selbstvertrauen, die Kreativität und die soziale Kompetenz.
Coaching im Vertrieb muss die Tätigkeiten, die persönlichen Fähigkeiten und die organisatorischen Faktoren berücksichtigen. Mindestens mit gleichem Gewicht muss es das Feuer entfachen und die Neugier erwecken, die in einem Außendienstmitarbeiter stecken.
